Orientering om persondata

Behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering af medarbejdere i Tryg

Når du ansøger om et job hos Tryg, vil vi behandle dine personlige oplysninger. Du kan her læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, hvordan behandlingen foregår samt på hvilket grundlag, vi har ret til at behandle dine oplysninger.

Tryg overholder gældende dansk ret og EU-lovgivning på området for beskyttelse og behandling af personoplysninger.
 

Formålet med registreringen og anvendelse af oplysninger

Trygs formål med at indsamle og registrere personlige oplysninger på Trygs ’karrieresite’, er at skabe en kvalitativ, nem og hurtig måde at bringe ansøger og job sammen, for at matche ansøgeren til ledige stillinger i Tryg. Trygs ’karrieresite’ er et rekrutteringsmodul, som er en del af vores elektroniske personaleadmini-strationssystem, Tryg People.
 

Disse oplysninger indsamler vi om dig 

Vi indsamler kun de oplysninger, som er nødvendige til brug for en rekrutteringsproces og som udgangspunkt kun de oplysninger, som du selv indtaster og uploader her på Trygs ’karrieresite’. Disse oplysninger er navn, fødselsdato, køn, adresse, postnr., land, e-mailadresse, telefonnummer, uddannelse og uddannelsesniveau, CV, ansøgning og eventuelt flere oplysninger som du kan vælge at give os som f.eks. eksamensbeviser, arbejdshistorik, sprogkundskaber samt antal års relevant erhvervs- og/eller ledererfaring. Vi kan dog også godt finde på at kigge på dine sociale profiler, som fx LinkedIn eller andre oplysninger, som du selv har gjort offentligt tilgængeligt om dig selv på internettet. Eventuelle notater om disse oplysninger slettes, når stillingen er besat.

Vi ønsker ikke at modtage de sidste 4 cifre af dit CPR-nummer i forbindelse med rekrutteringen. Vi skal derfor bede dig slette disse ved eventuel fremsendelse af dokumenter, hvor det kan være påført – fx på et eksamensbevis.

Såfremt du går videre i rekrutteringsprocessen, vil vi sandsynligvis også bede dig deltage i en personlighedstest og eventuelt en færdighedstest, som foretages online hos vores eksterne samarbejdspartner Saville Assessment Ltd. Saville Assessement Ltd. er beliggende i England og den platform (Oasys), som anvendes til selve testen, er hostet hos Microsoft Azure via Saville Assessment Ltd. I forbindelse med testen vil du skulle svare på forskellige spørgsmål og der vil ud fra testresultaterne bliver indsamlet oplysninger om din adfærd, motivation, talenter, færdigheder og kompetencer. Testresultaterne opbevares hos Saville Assessment Ltd, og Tryg har kun adgang til testresultaterne via et login til platformen Oasys.

Rekrutteringsprocessen kan også indebære, at vi beder dig om at udlevere relevante referencer. Vi vil bede om disse i en separat mail og du vil blive bedt om samtykke i forbindelse med indhentelse af referencer.

Hvis du får tilbudt stillingen og takker ja, vil HR eller den ansættende leder bede dig om at oplyse dit CPR-nummer, som vi skal bruge for at kunne registrere ansættelsesforholdet og foretage indberetning til SKAT om lønoplysninger mv. Når der skal laves en ansættelseskontrakt, bliver dine data overført fra vores rekrutteringsmodul til et andet modul i vores personaleadministrative system Tryg People, som hedder Employee Center. Der vil endvidere blive indtastet data om det, der er aftalt om ansættelsesdato, løn, benefits/personalegoder, eventuel relevant overenskomst og lønklassificering.


Hvis det er et krav for den stilling du har søgt, at du skal forevise straffeattest, vil HR bede dig herom. Vi registrerer i så fald kun, at du har forevist straffeattest, hvorefter den bliver slettet.

Når du modtager din ansættelseskontrakt, vil du samtidig modtage flere oplysninger om behandling af medarbejderes personoplysninger i Tryg.

Du kan altid se, hvilke oplysninger du har registreret og opdatere disse oplysninger

Du kan til enhver tid opdatere og få indsigt i de oplysninger, du har lagt ind på vores ’karrieresite’. Du kan også til enhver tid vælge at slette din kandidatprofil og de oplysninger, som du har indtastet. Du skal bruge dit brugernavn og din adgangskode. Hvis du har glemt dit brugernavn og adgangskode kan du logge ind med din mailadresse og klikke ’glemt password’ for at få tilsendt et nyt. Tilbagetrækning af en stillingsansøgning sletter ikke dine oplysninger i systemet.

Tryg redigerer eller ændrer ikke i dine informationer på ’karrieresite’. For at undgå fejl og misforståelser i brugen, kan det dog være nødvendigt at foretage ændringer i de kontaktoplysninger, du har afgivet, hvis der er fejl i disse. Du giver derfor tilladelse til, at Tryg i sådanne tilfælde undtagelsesvis kan foretage ændringer i dine kontaktoplysninger.

Dette grundlag behandler vi dine oplysninger på

De personoplysninger, som vi behandler om dig i forbindelse med dit rekrutteringsforløb, er almindelige personoplysninger. Vi må behandle disse oplysninger fordi vi har en berettiget interesse heri, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f, medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.

Deling af dine oplysninger

Vi videregiver dit navn og emailadresse til Saville Assessement Ltd., hvis du skal deltage i en personlighed- og /eller færdighedstest. Saville Assessment Ltd. optræder som selvstændig dataansvarlig i forhold til selve testen. Da Saville Assessment Ltds platform, Oasys er baseret på en Microsoft Azure platform, kan vi ikke udelukke, at Microsoft kan anvende support fra tredjelande. I givet fald vil Saville Assessment Ltd. sørge for et tilstrækkeligt overførselsgrundlag (fornødne garantier) vedrørende dine oplysninger. Såfremt vi har behov for at få support på Oasys eller såfremt vi har behov for hjælp til at fortolke en test, vil vi anvende en konsulent fra Saville Consulting Danmark A/S. Saville Consulting Danmark A/S vil i den forbindelse optræde som databehandler for Tryg.

Vi behandler dine oplysninger i vores elektroniske personaleadministrationssystem, Tryg People, der er et system etableret via SuccessFactors (SAP). Vores IT-systemer supporteres endvidere af Accenture og TCS.

Det bemærkes, at Accenture og TCS, overfører oplysninger til såkaldte tredjelande – hvilket betyder lande uden for EU/EØS. Når der sker overførsel af personoplysninger til tredjelande, skal Tryg sikre, at der er et tilstrækkeligt overførselsgrundlag (fornødne garantier) til stede, inden overførslen af personoplysninger finder sted. Tryg har indgået EU-Kommissionens standardkontrakter om databeskyttelse med samtlige af disse leverandører, hvorfor disse standardkontrakter udgør overførselsgrundlaget. Du kan til enhver tid få oplysning om, eller eventuelt en kopi af, hvilke fornødne garantier, der udgør grundlaget for overførsel af personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS eller, såfremt der anvendes undtagelser som nævnt i Persondataforordningens artikel 49, hvilke undtagelser der lægges til grund for en eventuel overførsel.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Hvis du ikke har en aktiv stillingsansøgning hos os, bliver dine data i Trygs rekrutteringsmodul automatisk slettet 6 måneder efter den seneste rekrutteringsproces er afsluttet. Tryg beholder dog anonymiserede data om uddannelse, fødselsdato og køn for at kunne analysere data om ansøgere, der får henholdsvis afslag og ansættes.

Hvis du kommer til test hos Saville Assessment Ltd., står der i deres politik om håndtering af personlige oplysninger punkt 13, at deltagerens testresultater opbevares i en periode på 24 måneder. Det bemærkes i den forbindelse, at test foretaget på vegne af Tryg konkret slettes efter 6 måneder, uanset om du får afslag eller ansættelse. Saville Assessment Ltd. beholder dog anonymiserede data om køn, alder og kulturel baggrund, såfremt du har valgt at opgive disse, for sikre at anvendelsen af test skaber fair muligheder for alle.

Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de personlige oplysninger, som vi behandler om dig. Du har også ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, begrænset behandling, sletning eller blokering af dine personlige oplysninger. Du har også i nogle tilfælde ret til dataportabilitet og ret til at gøre indsigelse mod vores behandling. Du kan kontakte HR i Tryg (HR@tryg.dk) herom.

Tilbagekaldelse af samtykke 

Hvis behandlingen af dine personlige oplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt venligst HR i Tryg eller kontaktpersonen på ansøgningen, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har afgivet samtykke til behandling af dine personoplysninger eller, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

Betingelser og / eller begrænsninger af dine rettigheder

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Vi kan således ikke behandle din ansøgning, hvis vi ikke modtager identifikationsoplysninger om dig. Vi kan heller ikke lave en eventuel ansættelseskontrakt, hvis vi ikke har de relevante oplysninger hertil, da vi skal opfylde vilkårene i ansættelsesbevisloven.

Dataansvarlig 

Den dataansvarlige virksomhed vil være den konkret rekrutterende virksomhed, som kan være Tryg A/S, Tryg Forsikring A/S, Tryg Invest A/S eller Tryg Livsforsikring A/S, Klausdalsbrovej 601, 2750 Ballerup, Telefon +45 7011 2020. Det vil fremgå af stillingsopslaget hvilket selskab, der er den rekrutterende og dermed dataansvarlige virksomhed.

Databeskyttelsesrådgiver 

Tryg har en databeskyttelsesrådgiver som kan kontaktes på dpo@tryg.dk.
 

Klageadgang

Tryg er underlagt såvel Finanstilsynet som Datatilsynets tilsyn, og Datatilsynet er også klageinstans for eventuelle afgørelser om persondataforhold, som Tryg træffer overfor dig som potentiel medarbejder. Datatilsynets kontaktoplysninger er: Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K. Telefon: 3319 3200, E-mail: dt@datatilsynet.dk
 

Ændringer og opdateringer

Vi forbeholder os ret til løbende at ændre denne orientering. Senest opdateret den 16. juli 2020
 

Receptionen på Trygs hovedkontor

 

 

 

 

Ledige stillinger